Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse kontaktieren.

Der Schutz personenbezogener Daten hat für Nebiq einen hohen Stellenwert. Personenbezogene Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.

Nebiq ist eine digitale Plattform zur KI-gestützten Analyse von Nebenkostenabrechnungen. Die bereitgestellten Ergebnisse stellen ausschließlich technische und informative Ersteinschätzungen dar. Nebiq erbringt ausdrücklich keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung des Nutzers
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung

Nebiq verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich für definierte, transparente Zwecke. Im Folgenden erläutern wir, warum und wie Daten verwendet werden:

Im Rahmen der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Zahlungsinformationen (werden direkt über Stripe verarbeitet)
• Login-Daten
• Hochgeladene Dokumente (PDF- und Bilddateien, insbesondere Nebenkostenabrechnungen)
• Adressdaten und Verbrauchsdaten (aus hochgeladenen Dokumenten)
• Technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Browsertyp)
• Analyseergebnisse und KI-Auswertungen
• Supportanfragen und Kommunikation

Die Registrierung kann über E-Mail und Passwort, Google Login oder Apple Login erfolgen. Nutzer können ihr Konto jederzeit löschen.

Im Rahmen der Nutzung können Nutzer Nebenkostenabrechnungen und ähnliche Dokumente hochladen. Diese Dokumente können insbesondere folgende sensible Informationen enthalten:

• Name (Mieter, Vermieter, Hausverwaltung)
• Adresse (Wohnort, Mietobjekt)
• Wohnungsdaten und Mietobjektinformationen
• Verbrauchsdaten (Heizung, Wasser, Strom)
• Kostenpositionen und Abrechnungsbeträge
• Zahlungsinformationen und Vorauszahlungen
• Mietbezogene Daten und Vertragsinformationen
• Abrechnungszeiträume und Zählerstände

Die Inhalte werden automatisiert mittels OCR- (optische Zeichenerkennung) und KI-Technologien verarbeitet. Die Verarbeitung dient ausschließlich der technischen Analyse der hochgeladenen Dokumente. Die extrahierten Daten werden zur Erstellung der Analyseergebnisse verwendet.

Nebiq verwendet künstliche Intelligenz zur automatisierten Analyse hochgeladener Dokumente. Die Verarbeitung erfolgt vollständig automatisiert und ohne individuelle menschliche Prüfung im Einzelfall.

Dabei werden Inhalte der hochgeladenen Dokumente an OpenAI (Betreiber des KI-Modells GPT-4.1) übermittelt. OpenAI verarbeitet diese Daten im Rahmen der Leistungserbringung. Nach aktuellem Kenntnisstand werden über die OpenAI API übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

• Verarbeitung: vollständig automatisiert
• KI-Anbieter: OpenAI (San Francisco, USA)
• Modell: GPT-4.1
• Übermittlung: verschlüsselt über HTTPS
• Zweck: Analyse auf Auffälligkeiten, Kostenpositionen, Heizkosten
• Keine individuelle menschliche Prüfung im Einzelfall
• Garantie: keine – Ergebnisse sind unverbindliche Ersteinschätzungen

Beim Besuch der Plattform werden technisch erforderliche Protokolldaten automatisch verarbeitet. Diese Verarbeitung ist für den sicheren und stabilen Betrieb der Plattform notwendig.

Hierzu gehören insbesondere:

• IP-Adresse (in gekürzter oder vollständiger Form)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Aufgerufene Seiten und Ressourcen
• Technische Fehlerprotokolle
• HTTP-Zugriffsstatus

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Systemsicherheit und Stabilität der Plattform, zur Fehleranalyse, Missbrauchserkennung sowie technischen Optimierung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Plattform). Logfiles werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch der Plattform auf dem Endgerät gespeichert werden. Sie ermöglichen es, bestimmte Einstellungen zu speichern und die Nutzung der Plattform zu verbessern.

1. Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie speichern keine persönlichen Informationen für Marketingzwecke.

2. Analyse-Cookies

Diese Cookies helfen uns, die Nutzung der Plattform zu verstehen, Fehler zu erkennen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Sie werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.

3. Marketing-Cookies

Marketing-Cookies ermöglichen es uns, die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen und Ihnen relevante Inhalte anzuzeigen. Sie werden ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.

Nebiq kann folgende Analyse- und Marketingtechnologien einsetzen, um die Plattform kontinuierlich zu verbessern und Marketingkampagnen zu messen:

Nebiq kann Marketing- und Werbetechnologien verwenden, um die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen, Nutzerinteressen besser zu verstehen und relevante Inhalte anzuzeigen.

Dies kann folgende Technologien umfassen:

Sämtliche Marketing- und Retargeting-Technologien werden ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung aktiviert. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen oder das Datenschutzcenter mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Nebiq setzt folgende externe Dienstleister ein, die im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten verarbeiten können:

Bei der Nutzung bestimmter Dienste kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union erfolgen. Dies betrifft insbesondere die USA.

Betroffene Dienste:

• OpenAI – KI-Analyse (USA)
• Base44, Inc. – Hosting und Backend (USA)
• Stripe – Zahlungsabwicklung (USA / Irland)
• RevenueCat – Abonnementverwaltung (USA)
• Google – Analytics und Ads (USA / Irland)
• Meta Platforms – Marketing (USA / Irland)
• TikTok – Marketing (USA / Irland)

Soweit erforderlich, werden folgende Schutzmaßnahmen eingesetzt:

• Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO
• EU-US Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Anbieter zertifiziert ist
• Zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen nach Bedarf

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen.

Bestimmte Daten können über das Ende der regulären Nutzungsbeziehung hinaus gespeichert werden. Gründe hierfür können sein:

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (HGB, AO, UStG)
• Steuerrechtliche Vorgaben (bis zu 10 Jahre)
• Sicherheitszwecke und Missbrauchsprävention
• Abrechnungszwecke und Zahlungsnachweis
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Steuer- und buchhaltungsrelevante Daten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (HGB, AO) auch nach Kontolöschung für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert bleiben.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland). Bei kostenpflichtigen Leistungen können Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt werden.

Verarbeitet werden insbesondere Zahlungsinformationen, Rechnungsdaten, Transaktionsdaten sowie der Zahlungsstatus. Nebiq speichert keine vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern) auf eigenen Servern. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Stripe.

Aktuelle Leistungsangebote: Vollständige KI-Analyse (25 €) · Vermieteranschreiben (5 €) · Nebiq Pro (40 €/Monat)

In-App-Käufe auf mobilen Plattformen werden über RevenueCat abgewickelt. Dabei gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von RevenueCat.

Nebiq trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch.

• Verschlüsselte Datenübertragung via HTTPS/TLS
• Zugriffsbeschränkungen auf personenbezogene Daten
• Rollenbasierte Zugriffsrechte (nur autorisierte Personen)
• Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) für administrative Zugriffe
• Regelmäßige Überprüfung von Sicherheitsmaßnahmen
• Einsatz sicherheitszertifizierter Hosting- und Infrastrukturanbieter
• Automatische Datenlöschung nach definierten Fristen

Nebiq verarbeitet bestimmte Daten zur Sicherstellung eines sicheren und fairen Plattformbetriebs. Dies umfasst insbesondere:

• Erkennung von Missbrauch und ungewöhnlichen Nutzungsmustern
• Verhinderung rechtswidriger Nutzung der Plattform
• Sicherstellung der Plattformstabilität und -verfügbarkeit
• Erkennung und Abwehr technischer Angriffe (z. B. DDoS, Brute-Force)
• Betrugsprävention bei Zahlungsvorgängen
• Durchsetzung der Nutzungsbedingungen

Die Verarbeitung zu Sicherheitszwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen von Nebiq am sicheren Betrieb der Plattform).

Nutzer sind dafür verantwortlich, nur Dokumente hochzuladen, zu deren Verarbeitung sie berechtigt sind.

• Hochladen ausschließlich eigener oder freigegebener Dokumente
• Keine rechtswidrigen, unbefugt verwendeten oder fremden Inhalte
• Keine Dokumente, die Rechte Dritter verletzen
• Keine Dokumente, die nicht im Zusammenhang mit Nebenkostenabrechnungen stehen

Bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung kann Nebiq den betreffenden Account temporär sperren oder dauerhaft löschen. Nebiq behält sich vor, hochgeladene Inhalte zu entfernen, die gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen.

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15 DSGVO) — Sie können jederzeit eine Kopie Ihrer bei uns gespeicherten Daten anfordern.
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) — Unvollständige oder fehlerhafte Daten werden auf Anfrage korrigiert.
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) — Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — Sie können die weitere Verarbeitung einschränken lassen, z. B. während einer Prüfung der Richtigkeit Ihrer Daten.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) — Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörden (Art. 77 DSGVO) — Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@nebiq.de. Wir bearbeiten Anfragen in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Nebiq bietet Nutzern transparente Möglichkeiten, Einwilligungen zu erteilen, zu verwalten und zu widerrufen.

Alle Einwilligungen werden revisionssicher protokolliert, um die DSGVO-Nachweispflicht gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO zu erfüllen.

Nebiq stellt ein Datenschutzcenter bereit, über das Nutzer ihre Datenschutzrechte und -einstellungen zentral verwalten können.

Das Datenschutzcenter ist in der App unter Einstellungen → Datenschutz erreichbar. Anfragen können alternativ jederzeit per E-Mail an info@nebiq.de gestellt werden.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Nutzer können insbesondere:

• Cookie-Einwilligungen über die Cookie-Einstellungen widerrufen
• Tracking und Analyse-Cookies jederzeit deaktivieren
• Löschung personenbezogener Daten verlangen
• Auskunft über gespeicherte Daten anfordern
• Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Newsletter-Einwilligung jederzeit widerrufen

Anfragen können jederzeit an info@nebiq.de gerichtet werden.

Nutzer können jederzeit die Löschung ihres Nutzerkontos beantragen. Die Löschung kann direkt in der App unter Einstellungen → Konto vorgenommen werden oder per E-Mail an info@nebiq.de beantragt werden.

Bei Kontolöschung werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Steuer- und rechnungsrelevante Daten können entsprechend gesetzlicher Vorgaben länger aufbewahrt werden.

Darüber hinaus können Nutzer:

• Einen Datenexport (DSGVO-konform) unter Einstellungen → Dokumente anfordern
• Löschung einzelner Dokumente oder Analyseergebnisse veranlassen
• Einwilligungen jederzeit widerrufen

Im Rahmen von Unternehmensverkäufen, Fusionen, Umstrukturierungen, Insolvenzen oder ähnlichen geschäftlichen Vorgängen können personenbezogene Daten als Teil der Unternehmensaktiva an den jeweiligen Nachfolger oder Erwerber übertragen werden.

In einem solchen Fall wird Nebiq Nutzer rechtzeitig informieren und sicherstellen, dass der Schutz personenbezogener Daten auch nach einer Übertragung auf einem angemessenen Niveau aufrechterhalten wird.

Soweit Nutzer ausdrücklich einwilligen, kann Nebiq Informationen zu Funktionen, Updates oder Angeboten per E-Mail versenden. Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf kann erfolgen über:

• Den Abmelde-Link in jeder Werbe-E-Mail
• Eine formlose E-Mail an info@nebiq.de
• Die Benachrichtigungseinstellungen in der App

Transaktionale E-Mails (z. B. Zahlungsbestätigungen, Analyseergebnisse) sind Bestandteil der Leistungserbringung und werden unabhängig von einer Marketing-Einwilligung versendet.

Die Plattform kann Links zu externen Webseiten und Diensten enthalten. Beim Anklicken solcher Links verlassen Nutzer die Nebiq-Plattform.

Für die Inhalte, Datenschutzpraktiken und Datenverarbeitung externer Anbieter übernimmt Nebiq keine Verantwortung. Es gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der verlinkten Anbieter. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen externer Anbieter zu prüfen, bevor personenbezogene Daten übermittelt werden.

Nebiq behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird. Wesentliche Änderungen werden den Nutzern, soweit möglich, per E-Mail oder durch einen Hinweis auf der Plattform mitgeteilt.

Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist unter nebiq.de/datenschutz abrufbar. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf dieser Seite angegeben.

Durch die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach Inkrafttreten von Änderungen stimmen Nutzer den aktualisierten Bestimmungen zu, soweit dies rechtlich zulässig ist.

Nebiq betreibt ein Affiliate-Programm, über das selbständige Unternehmer und Unternehmen (§ 14 BGB) Nebiq gegenüber Dritten bewerben und hierfür eine erfolgsabhängige Provision erhalten können. Für die Verarbeitung im Rahmen des Affiliate-Programms gelten die nachfolgenden Besonderheiten ergänzend zu den übrigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten und Kontaktdaten der Affiliate-Partner (Vor- und Nachname, Unternehmensname, E-Mail-Adresse, Land)
• Steuuerliche Kennnummer (Steuernummer/USt-IdNr.) – erst nach erfolgreicher Freigabe erhoben (Datensparsamkeit gem. Art. 5 DSGVO)
• Provisions- und Umsatzdaten (vermittelte Käufe, Provisionssaldo, Auszahlungsstatus)
• Auszahlungskontodaten (IBAN, BIC, Kontoinhaber) – getrennt von Rechnungsdaten gespeichert und streng zugriffsbeschränkt
• Tracking- und Attributionsdaten (Affiliate-Link/-Code, Klicks, Registrierungen, Sitzungs- und Cookie-Daten, anonymisierte IP-Hinweise)
• Kommunikations- und Vertragsdaten (Bewerbung, Vertragsannahme, Rechnungen, E-Mail-Verlauf)

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragsdurchführung des Affiliate-Programms (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – Verwaltung, Provisionsberechnung, Auszahlung
• Berechtigtes Interesse an Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie plattforminterner Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Steuerdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, HGB)
• Einwilligung für optionale Direktmarketing-E-Mails (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – jederzeit widerrufbar

Tracking und Attribution

Die Zuordnung vermittelter Kunden erfolgt primär serverseitig über den Affiliate-Link (ref-Parameter) bzw. den eingegebenen Affiliate-Code in Verbindung mit dem Kundenkonto. Das Affiliate-System setzt keine gerätebezogenen Tracking-Cookies auf dem Endgerät des Kunden. Verarbeitet werden zusätzlich serverseitige Sitzungs- und Transaktionsdaten sowie RevenueCat-Transaktionsbestätigungen. Die Zuordnungsdauer (Attribution) beträgt standardmäßig 30 Tage und ist konfigurierbar. Eine lückenlose, geräteübergreifende Zuordnung kann technisch nicht garantiert werden. Soweit für Analyse- oder Marketingzwecke Cookies Dritter eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich nach gesonderter Einwilligung (siehe § 8 Cookies).

Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Base44, Inc. – Hosting, Datenbank und Backend-Infrastruktur des Affiliate-Programms
• Lexware (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG) – Rechnungserstellung und Buchhaltung für Affiliate-Auszahlungen
• E-Mail-Versand über die Base44-Plattform – ausschließlich an registrierte Partner (transaktionale und vertragsnotwendige E-Mails)
• Auszahlungsanstalten (Bank/PayPal) – im Auftrag des Partners; Nebiq übermittelt hierfür die vom Partner hinterlegten Auszahlungskontodaten

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für Affiliate-Daten richten sich nach der internen Aufbewahrungsrichtlinie (DataRetentionPolicy). Rechnungen und steuerrelevante Daten werden gemäß § 147 AO zehn Jahre aufbewahrt und nicht automatisch gelöscht. Inaktive Bewerbungen und abgelaufene Attributionen werden nach Ablauf der jeweiligen Frist automatisch bereinigt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

E-Mail-Klassifikation

Versandte E-Mails an Partner werden unterschieden in vertragsnotwendige System-E-Mails (z. B. Freigabe, Rechnungsstatus, Auszahlung) und optionale Marketing-E-Mails. Marketing-E-Mails erfolgen ausschließlich mit bestehender Einwilligung oder im Rahmen der laufenden Vertragsbeziehung zu eigenem ähnlichem Angebot (§ 7 UWG) und können jederzeit widerrufen werden.